회사 메일 스마트하게 정리하는 방법

안녕하세요.

나만의 성장 드라마를 만들고 있는 몽몽언니입니다.

 

회사 입사하기 전까지 이메일을 얼마나 쓰셨나요?

제가 대학교 때를 생각할 때면.. 그 때는 지금처럼 스마트폰이 없던 시절이었지만,

문자 메시지를 많이 썼지 메일은 학교 과제할 때를 제외하고는 거의 잘 쓰지 않았습니다.

 

하지만 회사 생활을 시작하게 되면 바로 적응해야하는 가장 중요한 것이

바로 "이메일"입니다.

 

회사에서의 공식 커뮤니케이션 수단은 "이메일"이기 때문에

이메일을 잘 쓰고 정리하는 것이 아주 중요합니다.

 

요즘 카톡, 라인 등 메신저로 커뮤니케이션을 아주 많이 하기 때문에

정말 이메일을 쓸 일이 거의 없는 것 같아요.

(파일 주고 받는 용도 정도? 요즘은 이것도 다 드라이브 이용하시죠?)

그래서 신입사원 때 오는 무수한 메일들이 처음에는 적응이 잘 되지 않습니다.

 

입사하자마자 메일이 막 온다고요?

 

그럼요.

앞서 이야기한 것처럼 회사의 공식 커뮤니케이션 수단은 메일이기 때문에

메일로 많은 정보들을 주고 받습니다.

내가 해야하는 업무, 내가 참고해야 하는 업무를 포함해서

공지사항이나, 팀 전체 대상으로 보내지는 메일까지

나의 메일함에도 자동으로 들어오게 되는 것이지요.

 

그래서 이렇게 쌓여지는 메일들을 잘 정리를 해야

내가 꼭 봐야 하는 메일과 나중에 봐도 되는 메일,

나중에 또 찾아야하는 메일들을 효율적으로 찾을 수 있습니다.

그리고 그것이 나의 업무 능력까지도 영향을 미치게 되는 것이죠.

 

이메일을 정리한다는 것은

다른 것보다 중요한 메일을 놓치지 않고,

시간을 아끼면서 효율적으로 일하기 위함입니다.

 

그 정리 방법이 어렵지 않으니 아래 몇 가지 방법들 보시고 벤치마킹 하시면 좋을 것 같습니다.

 

 

첫번째. 메일함 분류하기

 

스마트한 이메일 정리의 기본은 메일함을 분류하는 것입니다.

메일함을 분류하는 기준은 개인차가 있지만,

중요한 것은 어쨌건 분류를 하는 것이 중요하다는 것!

 

회사 동료 중에 "받은메일함"에 수만개의 메일이 있는 직원이 있습니다.

그 분은 정말 메일을 어떻게 확인하시는지 모르겠어요..

그래서 그분은 놓치는 메일도 많으시고요. 나중에 메일도 잘 못 찾습니다...

 

메일 정리에서 1원칙은 메일함을 분류하는 것이고요.

분류 기준은 보시고 본인의 성향에 맞춰서 하시면 좋을 것 같습니다.

 

그리고 메일 분류는 대부분 메일시스템에서 "자동분류" 기능을 제공하니, 해당 기능으로 분류하시면 더 스마트하게 분류 가능합니다~

 

분류팁1. 팀 별로 나누기

팀별로 메일함을 만들고, 해당 팀원이 보낸 메일은 그 메일함으로 이동시키는 것입니다.

예를 들어

영업팀 / 마케팅팀 / 기술팀 / 운영팀

이렇게 나누고 해당 팀원의 메일을 해당 메일함으로 이동시킵니다.

그럼 해당 부서와 일한 메일이 한 곳으로 모이기 때문에 그에 맞춰서 나중에 찾기도 편해집니다.

 

분류팁2. 주제별로 나누기

이 방법은 프로젝트 단위로 업무를 하는 조직에 잘 맞습니다.

예를 들어 OO 서비스 런칭 계획이 있다고 하면,

"OO 서비스 런칭" 이라는 메일함을 만들고

관련된 메일들을 그 메일함에 이동하는 것이죠.

여기서 한 걸음 더 나아가서

그 메일함 안에 1 depth 더 만들어서

기획 / 마케팅 / 재무  이런 식으로 세부 주제를 나눠서도 관리하면 더욱 좋습니다.

이렇게 하면 해당 프로젝트에 해당하는 메일들을 놓치지 않고요.

나중에 찾기 편한거도 당연하겠죠? ^^

 

분류팁3. 스팸성 메일은 별도로 모아주세요.

개인 메일이 아니지만 회사 메일에도 스팸성 메일이 들어오는 경우가 있습니다.

이런 스팸메일은 정말 악의적인 스팸메일은 아니고요.

회사에서 진행한 교육을 수강하고 마케팅 동의를 했을 때 회사 메일로 광고성 메일이 올 때나,

컨퍼런스(행사)에서 명함 이벤트에 참여했을 때도 광고성 메일이 오게 됩니다.

그런 메일들은 그냥 별도 메일함으로 다 몰아서

업무 관련된 메일들과 섞이지 않게 하는 것입니다.

업무에 집중할 수 있도록 이런 메일들은 별도로 모아주세요~

 

그리고 이런 광고성 메일 말고

회사에서 공지성으로 보내는 메일들도 있습니다.

이런 메일도 별도 메일함으로 분류하면,

찾기도 쉽고 알림도 업무 메일과 섞이지 않아 깔끔하게 정리할 수 있어요.

 

 

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두번째. 중요 메일 활용하기

 

회사에서 사용하시는 메일시스템을 보시면

메일 옆에 "별" 표시라던가 "중요" 표시를 할 수 있는 기능이 있습니다.

회사마다 사용하는 메일이 달라서 기능이 다를 수 있지만,

대부분 사용하는 아웃룩에도 포함된 기능입니다.

 

중요한 메일에 "별" 표시를 하는데 이것을 잘 활용하시는 분들은 거의 없으십니다.

 

저 같은 경우는 내가 꼭 회신을 해야하는 메일인데, 지금 당장 회신을 못 하는 경우나

이 메일을 다시 확인하면서 업무를 해야하는 경우에 "별"표시를 해놓고,

그 업무가 해결된 경우에는 표시를 해제하면서 업무를 관리합니다.

 

지금 읽고 나서 나중에 답장을 해야지...

하고 다른 일을 하다보면 답장해야한다는 것을 깜박하는 경우가 자주 있습니다.

(절대 다른 사람의 일이라고 생각하지 마세요. ^^)

자리에서 메일 정리를 할 때 중요 메일을 보면서 답장해야 하는 메일을 확인하고

그 업무가 완료되면 언체크를 하면서 관리합니다.

 

이렇게 하게되면 답장을 놓치는 경우도 없고

나중에 확인해야하는 메일도 빨리 찾을 수 있습니다.

 

 

3번. 메일 삭제는 아주 신중하게

 

요즘 재택근무를 하면서 더욱 이메일 커뮤니케이션이 많아진 것 같습니다.

그래서 이 많은 메일들을 정리하려고

어떤 분들은 종종 관련 없다고 생각하는 메일들을 "삭제"하시는데요.

메일을 삭제할 때에는 정말 신중하게 하셔야 합니다.

 

그 당시에는 별로 의미 없을 것 같은 메일이

나중에 필요해서 찾아야 하는 경우가 생길 수 있거든요.

회사 업무를 하다보면 정말 어떤 상황이 생길지 모르기 때문에

삭제는 신중히 하셔야 합니다.

그리고 앞서 말씀 드린 것과 같이 이메일이 회사 공식 커뮤니케이션 수단이기 때문에

그 메일이 나중에 법적 근거 자료가 될 수도 있어서 신중하셔야 합니다.

 

그런데 메일함 용량 문제로 정말 메일 정리가 필요하다고 하시면

바로 삭제하지 마시고

"로컬로 다운로드 받기" 기능을 사용하셔서 백업 받은 후

삭제를 하는 것을 권장드립니다.

 

그것은 나를 보호하기 위해서도 필요한 부분이기 때문에

귀찮으시더라도 꼭 백업을 받으시고 메일을 지워주세요~

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지금까지 회사에서 메일을 똘똘하게 정리하는 방법에 대해서 공유해드렸습니다.

이메일이 회사에서의 공식 커뮤니케이션 수단이니만큼

중요한 정보들이 가득 담겨 있는데요.

그 메일들을 빠르게 확인하고 쉽게 찾을 수 있도록 메일함 정리를 잘 하셔서

효율적으로 업무 관리/시간 관리 하시길 바래요~~

 

 

 

 

 

 

 

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